用 AI 抽取收據與發票資料：入帳前要核對甚麼？

清理或抽取前，先登記原件

指定文件編號，記錄收件渠道、原始檔名、收到時間、頁數及檔案指紋。原件與改善後的掃描本要互相連結，不要以新版本取代原件。確認所需頁面齊全，總額、文件號碼及供應商資料可清楚閱讀。

存取範圍只限流程所需的人員及服務；向外部服務提交文件前，先議定保留期限及容許用途。裁切預覽有助核對，但覆核人也要能打開整份文件，才能注意到預覽範圍以外的貸項通知標示或附帶條件。

按文件類型選欄位，保留每個值的依據

收據與發票回答的問題不同。Microsoft 的 Document Intelligence 文件介紹不同模型：發票抽取涵蓋發票欄位與逐項明細，收據抽取則包括商戶、交易日期及總額。應測試自己的格式、語言及必要欄位，不要假設同一模型能處理所有文件。

每個重要欄位都保留原始文字、標準化值及來源頁碼或位置。未出現的值留空，並與抽取失敗分開表示。發票總額與應付餘額也要分開：訂金、已付款及貸項可能令兩者不同。只有一個貨幣符號，未必足以確認幣別。

• 文件類型、供應商身份及文件號碼。
• 原件有列出的發出日、到期日及幣別。
• 逐項描述、數量、單價及行總額。
• 小計、列明稅額、折扣、附加費、總額及應付餘額。
• 來源位置、缺漏原因及抽取版本。

獨立檢查算術與文件身份

使用適合幣別的十進位運算與議定的四捨五入容差。原件有提供數量及單價時，與行總額比較；再按文件實際結構，核對小計加列明附加費及稅額、減列明折扣是否等於印出的總額。已含稅的金額不要再加稅，也不要自行新增平衡項目去「修正」差額。

檔案指紋可以找出完全相同的上載，但同一發票重新掃描後，還需要業務身份核對。比較供應商編號及發票號碼，再查看日期、幣別及金額。沒有可靠文件號碼的收據要用另一套覆核規則。疑似重複文件先標記；貸項通知與修訂文件應保留為相關記錄，待確認狀態。

實例演練：看似完整的抽取，總額卻錯了

以下是假設例子，並非客戶項目：發票列出 USD 300 小計、USD 20 折扣、USD 10 送貨費，沒有另列稅額，總額為 USD 290；抽取結果卻是 USD 390。算術檢查預期 300 − 20 + 10 = 290，於是把草稿交人覆核。覆核人打開原件總額位置後更正欄位，流程不能自行把計算結果當成原件答案。

下一次收到同一發票的手機照片，指紋雖不同，供應商與發票號碼卻與已接受記錄相同，應先保留為疑似重複。若實際是修訂發票，就保留兩個版本，交財務負責人決定如何取代或調整舊記錄。

把覆核與復原變成可見步驟

Microsoft 的置信度指引說明估計置信度，並建議考慮人工覆核；並非每個欄位都有分數。置信度只應是分流訊號之一。分數高，也可能抽取了錯頁、錯文件，或處理一張根本不應付款的發票。門檻要以自己已覆核的樣本驗證，不要照搬任意百分比。

覆核介面應並排顯示原件與草稿，列出檢查結果及例外原因。已接受、已更正、已拒絕及等待補件都要有狀態與負責人。服務故障時保留為等待抽取；匯出失敗則從已記錄的匯出步驟恢復，重播前查目的地編號。找不到原件或入帳結果不明，應調查處理，不是無限自動重試。

先量度已核對記錄，再擴展至入帳

基準要包括輸入及核對工時，樣本涵蓋不同供應商、掃描質素及例外。必要欄位準確率＝正確抽取的必要值數除以已核對必要值數。另外量度整份文件不用更正便接受的比例、已解決重複標記、每份已接受文件的覆核工時，以及未解決文件年齡。平均欄位分數可能掩蓋錯誤總額。

比較總工時時，包括重掃、更正及失敗匯出。若重要金額或供應商錯誤漏過覆核、重複文件進入目的地、原件無法重開，或例外清單超出覆核能力，就暫停擴展，保留人工財務流程。正式入帳前，另行批准欄位對應、權限、核對及沖回程序。