AI 提取收据与发票数据：入账前的核对流程

清理或提取之前，先登记原件

分配文档 ID，记录接收渠道、原文件名、接收时间、页数和文件指纹。将原件与改善后的扫描件关联，不要替换原件。检查应有页面是否完整，以及总金额、文档号码和供应商信息是否清晰。

访问范围仅限流程需要的人员和服务。向外部服务提交文档前，约定保留期限与允许的处理用途。裁切预览方便检查，但审核人仍应能查看整份文档，才能注意到选定区域之外的贷项通知标记或限定条件。

按单据类型选择字段，并保留依据

收据和发票回答的问题不同。Microsoft 的 Document Intelligence 文档介绍不同模型：发票提取包含发票字段和行项目，收据提取包含商户、交易日期和总金额。应测试自己的格式、语言与必要字段，不要假设一个模型覆盖所有文档。

每个重要字段保留原始文本、标准化值，以及来源页码或位置。未出现的值留空，并与提取失败分别标记。发票总额与应付余额要区分：预付款、历史付款和贷项可能使两者不同。单独一个货币符号未必足以识别币种。

• 单据类型、供应商身份和文档号码。
• 原件明确列出的开具日期、到期日和币种。
• 行项目描述、数量、单价和行总额。
• 小计、列明税额、折扣、附加费用、总额和应付余额。
• 来源位置、字段缺失原因和提取版本。

独立检查算术与单据身份

按照币种规则使用十进制计算，并约定舍入容差。单据提供数量与单价时，和行总额比较；按单据实际结构，核对小计加列明费用与税额、减列明折扣是否等于显示总额。已含税的打印金额不能再加一次税，也不要凭空新增平衡行去“修复”差额。

文件指纹能识别完全相同的上传，但同一发票重新扫描后还需业务身份检查。比较供应商 ID 与发票号码，再查看日期、币种和金额。没有可靠文档号码的收据需要另一套审核规则。疑似重复先标记，贷项通知和修订单据保留为关联记录，等待确认状态。

案例演练：字段看似齐全，总金额却错误

以下为假设示例，并非客户项目：发票列出 USD 300 小计、USD 20 折扣、USD 10 配送费，没有单独列出税额，总额为 USD 290。提取结果却是 USD 390。算术检查预期 300 − 20 + 10 = 290，因此转入审核。审核人打开原件总额位置后纠正字段，流程不能悄悄用计算结果代替来源。

下一次上传的是这张发票的手机照片。文件指纹不同，但供应商和发票号码与已接受记录一致，应保留为疑似重复。如果实际上是修订发票，保留两个版本，并由财务负责人决定如何替换或调整先前记录。

让审核和恢复成为可见的步骤

Microsoft 的置信度指导解释了估计置信度，并建议考虑人工审核；不是每个字段都有分数。将置信度作为一个分流信号。高分结果仍可能来自错误页面、错误文档，或一张不应付款的发票。阈值要用自己的已审核样本验证，不能照搬任意百分比。

为审核人并排显示来源与草稿、检查结果和异常原因。记录已接受、已纠正、已拒绝和等待补件状态及负责人。服务失败时，单据保留为待提取；导出失败时，从记录的导出步骤恢复，回放前检查目标记录 ID。来源缺失或过账结果不明，需要调查，而不是自动无限重试。

先衡量核对质量，再扩展到过账

基线包括录入与检查，样本覆盖不同供应商、扫描质量和异常。必要字段准确率＝正确提取的必要值数除以已检查必要值数。另行衡量整份单据无需纠正的接受率、已解决重复标记、每份已接受文档的审核分钟数，以及未解决文档年龄。平均字段分数可能掩盖错误总额。

比较总体投入，包括重扫、纠错和失败导出。如果重要金额或供应商错误漏过审核、重复记录进入目标系统、来源无法重新打开，或异常队列超出审核能力，应暂停扩展，保留人工财务流程。过账之前，另行批准字段映射、权限、核对及冲回程序。