什么时候需要 CRM，什么时候表格就够用？

梳理一条询价从进入到交接的路径

选一条有代表性的询价，依次走过资格判断、跟进、确认合作及交付交接。写下每一步由谁负责、需要哪些信息，以及信息目前放在哪里。分清是软件缺少能力，还是流程缺少规则。无论使用什么系统，“应该有人跟进”都需要变成明确的负责人及日期。

先让表格接受一次公平测试

迁移数据前，先统一现有登记表的做法：确定共同使用的主文件、各阶段的明确定义，以及检查逾期行动的例行安排。只保留有人会用来作决定的字段。管理得当的简单登记表，可能已能满足目前需要。

• 每条记录有固定标识及明确的负责人。
• 记录目前阶段、上次联系、下一步及到期日。
• 约定如何识别及处理重复记录。
• 确定谁维护字段，以及成员离开时谁接手。

选平台前，先测试一次交接

假设示例，并非客户项目：两位同事共用询价表，但跟进背景仍留在各自的收件箱。把一条进行中的记录交给另一位同事，请他找出最近答应的事项及下一步。如果找不到，可以试行共享活动记录及任务分配。若加一个字段和一套有效的例行做法就能解决，可以延后购买 CRM。

用实际角色验证权限

写清楚哪些人可以查看、修改、导出及删除数据。Google 明确提醒，保护 Sheets 的单元格范围不应作为安全措施；受保护的表格仍可以被复制。不要把隐藏工作表当成保密控制。评估 CRM 时，要在拟使用的产品方案中，以有代表性的账号测试所需权限。“按角色访问”这个功能名称，本身并不等于验收方法。

用小范围补上真正缺少的能力

如果漏跟进、交接困难或权限问题持续存在，可以先从询价流程开始。定义必要字段、阶段、负责人、任务及待办工作的查看方式。先导入清理过的样本，并试一次导出，再迁移全部记录。比较配置现成 CRM 与定制开发；只有所需流程足以支持日后维护负担时，才选择定制方案。

带着流程需求开始讨论

准备匿名化样本、阶段定义、权限规则、失误示例，以及负责推动使用的人。约定如何测试交接、逾期任务及数据导出。Chronicle 按确认的范围以美元（USD）报价；软件订阅及持续支持应另行明确。如果改善后的登记表运作可靠，就可以继续使用，等已确认的需求改变时再评估。